Avant de signer un bail avec un locataire potentiel, il est crucial pour les propriétaires de recueillir des informations essentielles pour garantir la sécurité financière et la bonne gestion du bien. Cependant, il est important de respecter la législation en matière de protection des données personnelles et des droits des locataires. Ce guide vous permet de comprendre les informations que vous pouvez légalement demander à un locataire, ainsi que celles à éviter.
Informations obligatoires à demander
Certaines informations sont essentielles pour établir un bail valable et sécurisé. Voici les données que vous devez impérativement demander au locataire:
Informations d'identification
- Nom et prénom
- Date de naissance
- Adresse complète (y compris code postal et ville)
- Numéro de téléphone (fixe et portable)
- Adresse e-mail
Informations professionnelles
Ces informations permettent d'évaluer la stabilité financière du locataire. Il est important de demander:
- Profession exercée
- Nom de l'employeur, si le locataire est salarié
- Coordonnées de l'employeur (adresse et numéro de téléphone)
- Si le locataire est indépendant, il peut fournir une copie de son extrait Kbis ou un justificatif d'inscription au registre du commerce et des sociétés.
Informations financières
Il est crucial de s'assurer que le locataire dispose de ressources suffisantes pour payer le loyer et les charges. Demandez-lui de fournir:
- Justificatifs de revenus (bulletins de salaire des 3 derniers mois, avis d'imposition sur le revenu, attestation de paiement d'allocations, etc.)
- Si le locataire est indépendant, il peut fournir des justificatifs de revenus (bilans, déclarations fiscales) ou une attestation de son banquier confirmant sa solvabilité.
Informations relatives au logement
Pour comprendre les besoins du locataire et s'assurer que le logement est adapté, il est important de connaître:
- Le nombre de personnes qui occuperont le logement (adultes et enfants)
- La présence d'animaux domestiques (espèce, race et nombre)
Informations relatives à la garantie locative
La garantie locative est un élément essentiel pour assurer le paiement du loyer et des charges en cas de défaillance du locataire. Il est important de demander:
- Type de garantie choisie (caution solidaire, assurance loyers impayés, etc.)
- Coordonnées du garant (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone) si le locataire a choisi la caution solidaire.
Informations relatives à la durée du bail
Pour définir les conditions de la location, vous devez demander:
- La date de début souhaitée du bail
- La durée souhaitée du bail (1 an, 3 ans, etc.)
Informations interdites à demander
La loi protège la vie privée et l'intégrité des locataires. Il est strictement interdit de leur demander des informations sensibles ou discriminatoires, telles que:
Informations discriminatoires
- Origine géographique (pays, région)
- Religion
- Orientation sexuelle
- Opinions politiques
- État de santé
- Situation familiale (marié, célibataire, divorcé)
Informations financières sensibles
- Solde de compte bancaire
- Détail des dettes ou des crédits
- Informations relatives à la situation financière du locataire (ex: faillite)
Informations relatives à la vie privée
- Informations sur la vie personnelle (ex: hobbies, activités)
- Antécédents judiciaires
- Informations sur les relations familiales (ex: présence de parents)
Informations à demander avec prudence
Certaines informations peuvent être demandées, mais uniquement dans des cas spécifiques et avec une grande prudence.
Informations relatives au locataire précédent
Il est possible de demander des informations sur le locataire précédent, mais uniquement pour des motifs justifiés. Par exemple, en cas de problèmes de paiement des loyers ou de dégradation du logement par le locataire précédent, il est possible de contacter l'agence immobilière ou le propriétaire précédent pour obtenir des informations. Cependant, il est important de respecter la confidentialité de ces informations et de ne pas les utiliser à des fins discriminatoires.
Informations relatives à l'état du logement
Il est crucial de réaliser un état des lieux d'entrée détaillé et de le faire signer par le locataire. Cet état des lieux, qui doit être réalisé en présence du locataire et du propriétaire, permettra de constater l'état du logement à la prise de possession et d'éviter des litiges éventuels à la fin du bail.
L'état des lieux d'entrée doit être le plus exhaustif possible, et il est recommandé de le faire réaliser par un professionnel, qui pourra constater l'état du logement et l'inventorier avec précision. Il est également conseillé de prendre des photos du logement à différentes étapes de l'état des lieux, afin de pouvoir les utiliser en cas de litige.
Pour un appartement de 50 mètres carrés à Paris, par exemple, il est conseillé de prévoir au minimum 2 heures pour réaliser l'état des lieux d'entrée, avec un minimum de 50 photos pour documenter l'état du logement.
Conseils pour établir une fiche de renseignements locataire conforme
Pour éviter les erreurs et respecter la législation, il est conseillé de suivre quelques conseils:
- Utiliser un modèle standardisé de fiche de renseignements locataire conforme à la législation. De nombreux modèles sont disponibles en ligne ou auprès d'organismes professionnels comme l'UNPI (Union Nationale des Propriétaires Immobiliers) ou la Chambre Nationale des Propriétaires. Ces modèles garantissent que la fiche de renseignements est conforme à la législation et qu'elle ne comporte pas de questions illégales.
- Préciser clairement la finalité de la demande d'informations et expliquer au locataire pourquoi ces informations sont nécessaires pour la conclusion du bail. Par exemple, vous pouvez expliquer au locataire que les informations relatives à ses revenus sont nécessaires pour s'assurer de sa capacité à payer le loyer.
- Obtenir le consentement explicite du locataire pour le traitement de ses données personnelles. Il est important de l'informer de ses droits et des conditions de traitement de ses données. Vous pouvez utiliser un formulaire de consentement spécifique pour obtenir l'accord du locataire. Vous devez également l'informer de la durée de conservation de ses données et des conditions de leur suppression.
- Conserver les informations de manière sécurisée et respecter les exigences de la législation en matière de protection des données personnelles. Mettez en place des mesures de sécurité pour protéger les données des locataires contre tout accès non autorisé, comme un mot de passe sécurisé pour accéder aux informations, la sauvegarde des données sur un support crypté ou l'utilisation d'un système de gestion des données conforme aux normes RGPD.
Cas particuliers
Location meublée
En plus des informations classiques, vous pouvez demander au locataire des informations spécifiques concernant les meubles et équipements présents dans le logement. Vous pouvez également lui demander de fournir une assurance habitation couvrant les dommages aux meubles.
Par exemple, pour un appartement meublé de 3 pièces loué à Paris, le propriétaire peut demander au locataire de fournir une attestation d'assurance habitation mentionnant la couverture des dommages aux meubles et équipements.
Colocation
En cas de colocation, il est important de demander des informations spécifiques à chaque colocataire, notamment pour la garantie locative. Vous pouvez également demander un contrat de colocation précisant les responsabilités de chaque colocataire.
Par exemple, pour une colocation de 3 étudiants dans un appartement de 4 pièces à Lyon, le propriétaire peut demander à chaque colocataire de fournir une garantie locative, soit une caution solidaire, soit une assurance loyers impayés. Il est également conseillé d'établir un contrat de colocation précisant les responsabilités de chaque colocataire en matière de paiement des charges, d'entretien du logement, etc.
Location saisonnière
Pour les locations saisonnières, vous pouvez demander au locataire des informations relatives à la durée du séjour et aux motivations du locataire (vacances, travail, etc.). Vous pouvez également exiger une caution pour couvrir les éventuels dommages.
Par exemple, pour une location saisonnière d'un studio à la mer pour un séjour de 2 semaines en juillet, le propriétaire peut demander au locataire de fournir une caution de 500 euros pour couvrir les éventuels dommages.
En respectant ces recommandations, vous pouvez obtenir les informations nécessaires pour conclure un bail sereinement, tout en respectant la législation en vigueur et en garantissant la confidentialité des données personnelles de vos locataires.
